La entrada en vigor del Documento de Control Electrónico no solo implica cambiar el formato de un documento. También obliga a revisar cómo se generan, actualizan, comparten y conservan los datos de cada servicio de transporte. Repasamos siete aspectos que las empresas deberían tener resueltos antes del 5 de octubre.
La cuenta atrás para la obligatoriedad del Documento de Control Electrónico (DeCA) entra en su recta final. A estas alturas, las empresas de transporte conocen buena parte de los requisitos de la nueva regulación, pero hay una cuestión que merece especial atención: cómo trasladarlos a la operativa diaria.
Porque estar preparado no significa únicamente disponer de un software capaz de generar el documento.
Detrás de cada DeCA hay información sobre el servicio, el cargador, el transportista, el vehículo, la mercancía y otros datos que deben estar disponibles, ser correctos y poder actualizarse cuando las circunstancias del transporte cambien.
Por eso, antes del 5 de octubre conviene revisar el proceso completo.
1. ¿Quién será responsable de generar el Documento de Control?
El primer paso es definir claramente quién hace qué.
Las empresas deberían establecer qué persona o departamento será responsable de generar el Documento de Control electrónico antes del inicio del transporte y cómo se coordinará con el resto de las personas que intervienen en el servicio.
No se trata únicamente de asignar una nueva tarea administrativa. También hay que determinar de dónde procede la información necesaria, quién comprueba que sea correcta y cómo llega hasta el documento.
Cuanto más claro esté definido el procedimiento, menor será la dependencia de soluciones improvisadas cuando la obligación entre en vigor.
2. ¿Dónde están actualmente los datos necesarios?
Esta pregunta puede revelar uno de los principales problemas de muchas operativas.
La información de clientes puede estar en un CRM; los vehículos, en otra aplicación; los conductores, en una base de datos diferente; los detalles del servicio pueden llegar por correo electrónico y determinados documentos permanecer almacenados en carpetas locales o incluso en papel.
Digitalizar el Documento de Control manteniendo toda esa información dispersa puede trasladar al entorno digital las mismas ineficiencias que ya existían antes.
El periodo previo a la entrada en vigor es una buena oportunidad para revisar qué datos utiliza la empresa, dónde se encuentran y cuántas veces tienen que introducirse manualmente a lo largo de un mismo servicio.
3. ¿Cómo recibirá el conductor la documentación?
El Documento de Control forma parte de una operación que sucede fuera de la oficina.
Por tanto, la empresa debe prever cómo podrá acceder el conductor a la documentación asociada al transporte cuando la necesite y cómo podrá estar disponible ante un eventual control en carretera.
Este punto es especialmente importante porque obliga a pensar la digitalización desde la realidad del transporte: información que debe acompañar al servicio y permanecer accesible durante su ejecución.
La tecnología utilizada debería facilitar ese acceso sin convertir cada documento en una cadena de correos, mensajes, descargas y archivos independientes.
4. ¿Qué ocurre si los datos cambian durante el servicio?
Un transporte no siempre se desarrolla exactamente como estaba previsto.
Puede producirse una modificación en alguno de los datos del servicio y la gestión del Documento de Control electrónico debe contemplar también estas situaciones.
Por eso, además de saber generar el documento inicial, es importante disponer de un procedimiento para actualizar la información y mantener la trazabilidad de las modificaciones realizadas.
La pregunta que debería hacerse la empresa es sencilla: si mañana cambia un dato mientras el vehículo ya está realizando el servicio, ¿sabemos exactamente cómo actuar?
Si la respuesta depende de varias llamadas, mensajes o procesos manuales, probablemente exista margen para mejorar el flujo de trabajo.
5. ¿Podemos localizar rápidamente un documento ante una inspección?
Digitalizar también significa poder encontrar.
Acumular cientos o miles de documentos electrónicos sin una estructura adecuada puede terminar generando un problema similar al del archivo físico: la información existe, pero localizarla requiere demasiado tiempo.
Conviene comprobar cómo se identificarán y recuperarán los documentos asociados a cada transporte y quién podrá acceder a ellos.
La documentación debe permanecer disponible durante el servicio y conservarse posteriormente conforme a las obligaciones establecidas.
Por tanto, archivo, acceso y trazabilidad deberían plantearse desde el principio y no cuando sea necesario recuperar un documento concreto.
6. ¿Estamos digitalizando el documento o todo el proceso?
Probablemente sea la pregunta más importante.
Convertir un procedimiento en electrónico no garantiza por sí mismo una verdadera transformación digital.
Si para generar el DeCA una persona tiene que consultar varias aplicaciones, copiar datos manualmente, comprobar diferentes archivos y volver a introducir información que la empresa ya posee, el documento será digital, pero buena parte del proceso seguirá siendo manual.
El objetivo debería ser avanzar hacia un modelo en el que la información necesaria para gestionar un transporte esté conectada y pueda aprovecharse en distintos puntos de la operativa.
Clientes, proveedores, conductores, vehículos, documentación, flota y actividad no son compartimentos independientes: forman parte del mismo servicio.
7. ¿Nuestra solución puede crecer con las próximas exigencias del transporte?
El Documento de Control Electrónico es un cambio importante, pero no será el último.
El sector avanza hacia una gestión cada vez más digital de la documentación, los vehículos, los datos y las relaciones entre los distintos agentes de la cadena logística.
Por eso, al elegir una solución tecnológica conviene mirar más allá del cumplimiento inmediato del 5 de octubre.
Una herramienta que únicamente resuelva una obligación concreta puede cubrir una necesidad actual. Una plataforma capaz de conectar distintos procesos y evolucionar con la empresa permite plantear la digitalización desde una perspectiva mucho más amplia.
Del cumplimiento a una operativa conectada
En ProfiECO entendemos el Documento de Control Electrónico como una parte de esa transformación.
Con ProfiOne, la gestión documental se integra dentro de un ecosistema diseñado específicamente para las necesidades de las empresas de transporte.
ProfiDIGITAL permite gestionar el Documento de Control electrónico y otros documentos vinculados a la actividad; ProfiDATA centraliza la información de clientes, proveedores, trabajadores y vehículos; ProfiFLEET facilita el control y planificación de la flota; ProfiTACH permite gestionar la descarga y custodia de los ficheros de tacógrafo; y ProfiTRAINING acerca la formación a conductores y empresas.
El planteamiento es sencillo: si toda esa información pertenece a una misma operativa, la tecnología también debería ser capaz de conectarla.
Así, la adaptación al DeCA puede convertirse en algo más que el cumplimiento de una nueva obligación: puede ser el punto de partida para revisar procesos, eliminar duplicidades y avanzar hacia una gestión más centralizada y eficiente.
Checklist: 7 preguntas antes del 5 de octubre
Antes de dar por preparada la empresa, conviene poder responder afirmativamente a estas siete cuestiones:
- ¿Está definido quién genera y supervisa el Documento de Control?
- ¿Tenemos centralizados y actualizados los datos necesarios para cada servicio?
- ¿El conductor puede acceder fácilmente a la documentación?
- ¿Existe un procedimiento claro para gestionar modificaciones?
- ¿Podemos localizar rápidamente un documento cuando sea necesario?
- ¿Hemos reducido duplicidades y tareas manuales en el proceso?
- ¿La tecnología que utilizamos puede integrarse con el resto de nuestra operativa?
Si alguna respuesta todavía genera dudas, septiembre es el momento de revisar el procedimiento.
El 5 de octubre no debería ser el día para empezar a pensar cómo gestionar el Documento de Control Electrónico. Debería ser simplemente el primer día en que un proceso ya preparado pasa a formar parte de la operativa habitual.
En ProfiECO ayudamos a las empresas de transporte a afrontar esa transición con ProfiOne: una única plataforma para digitalizar, automatizar y controlar sus procesos logísticos: Documento de Control, documentación, flota, tacógrafo, datos y formación. Todo conectado en ProfiOne.