El próximo 5 de octubre de 2026 es fecha clave, ya que cambia la gestión de uno de los documentos habituales en el transporte de mercancías por carretera. A partir de esa fecha, el Documento de Control Administrativo (DeCA) deberá generarse en formato digital en el transporte público interior de mercancías por carretera.

La medida, derivada de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible y desarrollada técnicamente por la Resolución de 5 de junio de 2026, afecta también a las operaciones de cabotaje realizadas en España.

Para transportistas, cargadores y empresas de logística, la adaptación va mucho más allá de sustituir una hoja de papel por un PDF. El documento tendrá que generarse antes de comenzar el transporte, garantizar su trazabilidad y permanecer accesible durante el servicio.

¿Qué cambia realmente a partir del 5 de octubre?

El contenido esencial del Documento de Control se mantiene. Seguirá recogiendo información como la identificación del cargador contractual y del transportista efectivo, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, fecha del transporte y matrícula del vehículo.

Lo que cambia es cómo se gestiona esa información.

El sistema utilizado deberá crear el documento electrónico antes del inicio efectivo del servicio y registrar tanto la fecha y hora de creación como las modificaciones que puedan producirse posteriormente. Por tanto, generar el documento cuando el vehículo ya está circulando o únicamente ante una inspección dejará de ser una opción válida.

Un PDF digital, con QR y acceso directo

El DeCA deberá generarse como un PDF nativo digital, con un tamaño máximo de 5 MB. Un documento cumplimentado en papel y posteriormente escaneado no será válido.

Además, deberá incorporar un código QR asociado a una dirección web única y segura (HTTPS) desde la que los agentes autorizados puedan acceder directamente al documento. Esa consulta no podrá exigir credenciales ni pasos intermedios para descargar el PDF.

Esto convierte la disponibilidad de la documentación en un elemento fundamental del cumplimiento: no basta con haber creado correctamente el DeCA; debe poder consultarse cuando sea necesario.

¿Desaparece entonces el papel de la cabina?

No necesariamente.

El conductor podrá disponer del documento en un teléfono, tableta u otro dispositivo o llevar una copia impresa, siempre que esta incluya el QR correspondiente. Incluso podrá disponer únicamente del código QR como fichero independiente.

Lo que desaparece es el papel como documento original. Y hay otra diferencia importante: las modificaciones manuscritas sobre una copia impresa ya no servirán para actualizar el DeCA.

Cualquier cambio producido durante el servicio deberá realizarse electrónicamente, manteniendo la información anterior para garantizar la trazabilidad, y el documento actualizado deberá hacerse llegar al conductor.

Cargador y transportista: responsabilidades diferenciadas

La digitalización tampoco modifica un aspecto especialmente relevante para las empresas: no todos los datos son responsabilidad de la misma parte.

El cargador contractual responde de los datos relativos a las partes, el origen y destino y la mercancía. El transportista efectivo, por su parte, responde de la información relacionada con la autorización especial cuando proceda, la fecha y el vehículo utilizado.

Tener claramente definido quién incorpora y valida cada dato será, por tanto, parte fundamental del procedimiento interno.

La documentación deberá conservarse durante al menos un año

Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deberán conservar los documentos electrónicos durante un mínimo de un año.

Durante el servicio, el repositorio deberá permitir que los servicios de inspección y los agentes encargados de la vigilancia del transporte accedan al documento mediante el QR.

La ausencia del documento, la falta de datos esenciales, su incorrecta conservación o la imposibilidad de ponerlo a disposición de la inspección puede constituir una infracción grave.

Del cumplimiento normativo a una gestión documental integrada

La entrada en vigor del DeCA supone una nueva obligación de adaptación, pero también acelera un cambio que el transporte lleva tiempo afrontando: integrar la documentación dentro de la propia operativa digital de la empresa.

En ProfiECO, a través de ProfiDIGITAL, la gestión del Documento de Control electrónico se integra dentro de ese ecosistema junto con el resto de documentación necesaria para cada servicio. Esto permite que el DeCA no se convierta en un trámite digital independiente, sino en una pieza más de una operativa conectada.

Centralizar la documentación permite que la información asociada al servicio deje de gestionarse como un proceso aislado y pase a formar parte de un entorno conectado con el resto de la operativa.

El 5 de octubre no debería ser el día para empezar a adaptarse. Es la fecha en la que el sistema ya debe estar preparado para generar, conservar y poner a disposición el Documento de Control en las condiciones exigidas.